A kommunikáció során üzenet-átadás, információcsere történik. A kommunikáció folyamatában az információ forrása a feladó, aki egy meghatározott kód (jelek) segítségével átalakítja, kódolja az információt, üzenetet. Az üzenet a csatornán keresztül jut el a címzetthez (vevő), aki dekódolja azt. A kommunikáció nem szükségszerű eleme a visszacsatolás, ami a címzett reakciója.
A folyamat elemei tehát az üzenet, az információ; a feladó, az üzenet kibocsátója; egy közös jelrendszer; a csatorna, amely lehet két ember között a levegő, vagy levélpapír; a környezet, amelyben megvalósul az információcsere. A kommunikációt zavaró tényezők összességét zajnak hívjuk, ez okozhatja a kommunikáció sikerességét. Az üzenet torzulhat, vagy el sem jut a feladóhoz. Zajforrások: kommunikációs zaj (nincs közös nyelv); csatornazaj (rossz telefonvonal); környezeti zaj (légkalapács az utcán)
Verbális eszközök: A leggyakrabban használt kommunikációs mód. Kódrendszere a nyelv. A minél magasabb társadalmi pozícióban van valaki, annál több szót használ. Formája lehet írásbeli, vagy szóbeli, amikor a nem verbális kommunikáció jeleivel együtt hat.
Non-verbális eszközök: a kommunikáció eszköze az emberi test, a testbeszéd. A beszélgetést kísérő, kiegészítő mozdulatok tartoznak ide, de önálló jelentéssel is bírhat. Bizonyos értelemben automatikus, öntudatlan, s erősen összefügg az érzelmekkel. Fajtái: mimika (a szem és száj közötti izmok mozgása); tekintet (a szem mozgásaival, a szem és az arc viszonyával); vokalitás (hangnem, hanghordozás, hanglejtés); kinezika (az egész testre kiterjed); gesztusok (a fej és a kéz mozgása) testtartás; térköz-szabályozás.
Szervezeten belüli kommunikáció
Szóbeli kommunikáció: pl. értekezlet, nem hivatalos beszélgetés, telefonbeszélgetés, tárgyalás. Előnye, hogy közvetlen és gyors, interaktív, van visszacsatolás. Hátránya, hogy nincs idő az üzenet pontos átgondolására, ami félreértéshez vezethet, vagy hogy az erőteljesebb személyiség elnyomhatja a gyengébbiket.
Írásbeli kommunikáció: pl. hirdetmény, körlevél. Alkalmazható, ha bizonyítani akarjuk, hogy megtörtént az információ továbbítása, vagy ha el akarjuk kerülni a személyes találkozást; illetőleg részletesebben kívánjuk álláspontunkat kifejezni. Előnye, hogy az üzenetet jobban át lehet gondolni, bizonyító erejű lehet. Hátránya, hogy időigényes, nem biztos, hogy mindenkihez eljut az információ, visszacsatolás nincs vagy késik.
Public Relations: a szervezet és környezete közötti kapcsolatépítés, annak érdekében, hogy megértést és bizalmat kapjon a közvéleménytől.
Arculat: a vállalati filozófia és a vállalat külső formai megjelenítésének kommunikációja
Marketingkommunikáció: vásárlási szokás megváltoztatására irányuló információkibocsátás
Intézményi kommunikátor záróvizsga tétel Vállalati / intézményi kommunikációs ismeretek 1.
