SWOT analízis: feltárjuk a szervezet erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit, veszélyeit, sorrendet állítunk fel ezek között. Megkeressük, hogy kikkel, milyen csoportokkal van információs vagy kapcsolati probléma, és megnézzük, hogy milyen információk nyújtásával tudnánk azt megoldani, illetőleg, hogy ezek a csoportok mennyire, milyen irányban tudják befolyásolni a vállalat hírnevét.
Háttéranalízis: számba vesszük a szervezet környezetének jellemzőit, folyamatait és ezek hatását a szervezetre. Ez kiterjedhet a hírnévre, a fogyasztókra, a sajtókapcsolatokra, stb. Továbbá feltárjuk a vélt vagy valós problémákat, súlyosságuk szerint rangsoroljuk, majd logikai ok-okozati összefüggésbe ágyazzuk a problémákat.
PEST analízis: a közvetett környezet (makrokörnyezeti szegmensek: Political, Economic, Social, Technological) vizsgálatát végzi.
Célcsoport meghatározása: amennyiben az érdekgazdák sokan vannak, v. nem lehet velük közvetlenül kommunikálni, v. területileg nagyon szétszórtan helyezkednek el, akkor célszerű őket szegmentálni. A számunkra fontos személyek körében a heterogén sokaságból homogén csoportot képzünk, ennek oka, hogy a homogén csoportok könnyebben elérhetőek, és hatékonyabb a kommunikáció – ezért az azonos jellemzőkkel bíró egyéneket azonos módon, azonos eszközök segítségével fogjuk megszólítani. (nem-célcsoport, látens, tudatos, aktív)
Üzenet meghatározása: legyen összhangban a célkitűzésekkel, és legyen hatékony, hogy a kívánt hatást elérhessük. Az üzenet vagy több, egymással összefüggő gondolatot tartalmaz; vagy csak egy gondolatot, és azt fejti ki bővebben.
Kommunikációs eszközök kiválasztása: megalkotjuk a médiamixet, azaz kiválasztjuk a felhasználandó eszközöket és csatornákat, valamint hogy adott eszközön milyen üzenetet közvetítünk. Lehet alkalmi, vagy folyamatosan, hosszabb időn keresztül használt eszköz.
Az időzítés tervezése / időbeni ütemezés: kialakítunk egy időtervet, melyet táblázatba foglalva vízszintesen az idősort, függőlegesen a tevékenységet tüntetjük fel. Az idősor beosztása a kampány hosszúságától függ (pl. egy hetes kampány esetén napi lebontás), történhet konkrét dátum megjelöléssel, vagy sorszámozással.
Költségtervezés: meghatározzuk annak a költségkeretnek a nagyságát, mely felhasználható a kampány során. pénzügyi forrás szükséglet = cost (dologi kiadások) + fee (élőmunka-ráfordítás)
Kiértékelés: kiértékeljük az elért eredményeket és összehasonlítjuk az induló állapotban kitűzött elvárásokkal. Alapelv, hogy ne összességében, hanem munkafolyamatonként értékeljünk, mert ezáltal pontosabb eredmény kapható.
