Az asszisztensi munka szerepe és jelentősége; a PR asszisztens feladatkörei
Jelentősége: szűk keresztmetszet elve - az összetett munkafolyamatokban a végső minőséget a folyamatot alkotó tevékenységek leggyengébbike határozza meg. Nagy felelőssége van neki is a szerv teljes PR tevékenységének megítélésében. Ha hibázik, az a szerv egészére nézve negatív következményekkel jár.
1. Account munka: ügyféllel való kapcsolattartás. Szükséges, mert az ügynökséget rajta keresztül informálják a megbízói instrukciókról; a változásokat, változtatásokat közvetíti; felelős az ügyfél elégedettségéért, megtartásáért. Gyakorlati feladatai az információ bekérése a megbízótól; megbízói kívánságok, instrukciók közvetítése az ügynökségnek; az ügyfél tájékoztatása abban az esetben, ha változtatásokra van szükség; az ügynökség tájékoztatása arról, hogy az ügyfél engedélyezte-e a változtatást. Az elvégzett munkáról tájékoztatja az ügyfelet, értékeli az elvégzett munkát. Fő feladata, hogy megtartsa az ügyfelet azért, hogy máskor is hozzá forduljon.
Elégedett lesz az ügyfél, ha az ügynökség megfelelő tervet készít a munkafolyamatokhoz; világos, elérhető célokat fogalmaz meg, és ezeket a célokat teljesíti is az ő elvárásainak megfelelően. Elégedetlen az ügyfél, ha az ügynökség sokat tervez, de ebből csak keveset valósít meg; a problémákat késve ismeri fel; szolgáltatásai nem testreszabottak.
2. Jelentések, beszámolók készítése: az ügyféllel való kapcsolattartás legfontosabb alapelve az írásbeliség, mindent dokumentálni kell. Ez biztosítja és igazolja az elvégzett munkát és a szakmai aktivitást. A PR szolgáltató munkájáról különböző dokumentumokat készítenek:
- time sheet: munkaóra-kimutatás (a munkatársak kimutatása az adott program érdekében felhasznált munkaidejéről)
- activity – riport: tevékenységjelentés (az elvégzett szakmai szolgáltatásokról)
- memo: tanácsadói napló, feljegyzés (az ügyféllel való kapcsolattartást tartalmazza; a váratlan eseményekről, fordulópontokról tájékoztat, és arról, hogy ezeket egyeztették az ügyféllel)
3. Projektdokumentáció: projekt a különböző ügyfeleknek nyújtott szolgáltatáscsomag. Ezen szolgáltatásokat részletesen dokumentálni kell, mert a PR tevékenység gyakran szellemi terméket hoz létre, melynek megítélése nagyon szubjektív és vitára adhat okot. A környezeti változtatásoknak és kihívásoknak megfelelően kell kialakítani a PR programot, ezért gyakran változtathat. Ezeket a változásokat az ügyféllel közölni kell, megvalósításukat engedélyeztetni kell vele. Ha ezen változásokat az ügynökség nem dokumentálja, vita alakulhat ki közte és az ügyfél között. A dokumentumnak bizonyító ereje is van abban az esetben, ha az ügyfél nem fogadja el a teljesítést, és nem akar fizetni. Tartalmazza: projektazonosító lap (projekt neve, a munkaszám, felelőse, kezdetének és befejezésének dátumát); projekttervezet; projekt költségvetés; projekt alvállalkozók (bevont alvállalkozók, ajánlatok, megrendelések); továbbá projekttel kapcsolatos levelezés, e-mail, számlák, feljegyzések, szerződések. Ezeket ún. projektdossziéba kell lefűzni. A PR asszisztens nyitja meg a projektdossziét, megírja a projekt-azonosító lapot és összegyűjti a projektre vonatkozó dokumentumokat.
A dokumentumok alaki követelményei: megnevezése, száma, a készítő neve, aláírása, dátum, ellenőr neve, aláírása, ellenőrzés dátuma, dokumentum lapszáma. A titkos kezelést igénylő dokumentumokra a „bizalmas” jelölést kell alkalmazni. Aki kezeli annak titoktartási nyilatkozatot kell aláírnia.
4. Szerződés-nyilvántartás: minden olyan szerződést, mely a cégnél fellelhető. A PR asszisztensnek kell nyilvántartania és iktatószámmal ellátnia. pl. munka-, megbízási-, vállalkozói-, bérleti-, együttműködési szereződés.
5. Címlisták kezelése: pl. újságírói címlista (szakmai terület vagy médium szerint); hírügynökségi-, főszerkesztői-, rovatvezetői-, szóvivői-, véleményvezérekről összeállított-, alvállalkozói-, médiumok tarifajegyzékeit tartalmazó címlista kezelése, összeállítása.
Gyakorlati feladatai:
- adatok megszerzése: név, cím, munkahely, beosztás, munkahelyi elérhetőség. (újságírók esetében: szakterület, eddigi munkássága);(fontos partnerek esetében: dátuma, családi állapot, szokásokra, érdeklődésre vonatkozó adatok);(szervezetek, intézmények: kapcsolat jellegével kapcsolatos adatok (jó/rossz), tartóssága (régi/új), tapasztalatok a szervezettel kapcsolatban).
- a nyilvántartó rendszer működtetése → számítógép, szoftver szükséges
- folyamatos frissítés, aktualizálás
6. Kalkuláció és pénzügyi dokumentáció: a PR tevékenység során az engedélyezett költségvetés alapján el kell számolni az elköltött pénzzel. A költségvetés az a pénzmennyiség, amely a szakmai programok megvalósítására maximálisan felhasználható; mely meghatározható adott időszakra 1 év, ill. adott programra vonatkozóan (kampány-budget). A programterv alapján alakítják ki a költségtervet, melyet a PR főnök és a pénzügyi igazgató együttesen határoz meg.
A PR asszisztens feladata a költségek nyomon követése; ellenőrzi a számla jogosultságát és összegszerűségét; összeveti a szerződésben rögzítettekkel; ha minden megegyezik, aláírja és kiállítja a pénzügyi teljesítésre vonatkozó rendelkezést. Minden egyes beérkező számlát nyilvántart és dokumentál, a kiadásokat bizonyos időközönként összesíti, így nyomon tudja követni, hogy mennyi a még felhasználható költségkeret. Pénzügyi rend és fegyelem betartása! Azaz kifizetés csak számla ellenében történhet; a számlák szigorú elszámolású nyomtatványok, minden példányát nyilván kell tartani; az egyes költségtételek elbírálásához több árajánlatot kell kérnie.
Kalkuláció készítése: (cost: a projekthez kapcsolódó dologi kiadások, terembérlet);(fee: élőmunka-ráfordítás, munkadíj). Először felmérjük a dologi kiadásokat eszközönként, kommunikációs csatornánként és célcsoportonként, ezt követően időrendi sorrendben felmérjük az elvégzett munkafolyamatokat, majd megbecsüljük az ehhez szükséges munkaráfordítást; így kialakul a végső költségvetés.
Számlázás:
- szerződés nyilvántartás és munkaszám-képzés (sorszám/év)
- pénzügyi intézkedések kezdeményezése a pénzügyi részlegnél - számlázási feladás formájában. Tartalmazza, hogy kinek, milyen összegről, milyen jogcímen kell számlát küldeni.
- pénzügyi folyamatok dokumentálása (pl. visszajelzést kap arról, hogy a kiszámlázott összeget teljesítették
- pénzügyi teljesítés nyilvántartása, figyelemmel kísérése (költségek figyelése, határon belül maradtunk-e, vagy túlléptük azt, stb.)
Intézményi kommunikátor tétel, Public Relations ismeretek 7.
