Sajtótájékoztató: Olyan rendezvény, melyen valamely szervezet a sajtó egyes tudósítóit hívja meg, ahol tájékoztatja őket; előre meghatározott, vagy a jelenlevők által feltett kérdésekre válaszolnak. Célja a sajtókapcsolat kiépítése és fejlesztése, így proaktív viselkedést valósít meg.

Sajtótájékoztató szervezésének folyamata

1. Tervezés: milyen alkalomhoz kapcsolódik, meghívott újságírók körének meghatározása, címlisták összeállítása, időpont kijelölése (ne ütközzön másik fontos eseménnyel), helyszín kiválasztása (befogadóképesség, odajutás), a rendezvény szervezőinek eldöntése.

2. Előkészítés: meghívók készítése (hely, időpont, meghívott neve), 7-10 nappal korábban történő postázása, visszajelzés igénylése. Kijelölni a sajtótájékoztatón megnyilvánuló személyt; fontos hogy ismerje a vállalatot és a sajtó képviselőit is. A sajtóösszefoglaló 1-2 oldalas ismertetés, melyet a képviselők a helyszínen kapnak meg. Meg kell szervezni az étkeztetés, kép- és hangtechnikát, szállásokat, stb.

3. Lebonyolítás: az érkezők fogadása, sajtóanyag átadása. A jelenlévők bemutatása után kezdődik meg a tájékoztatás, és a felmerülő kérdések megválaszolása. Fogadással zárul, esetlegesen reklámajándékot is adhatunk. A reklámajándék figyelemfelhívó, az emlékezeti hatást növeli. Fontos, hogy utaljon a vállalatra.

4. Utómunkálatok: a rendezvény értékelése kik jöttek el. Aki nem volt jelen, annak egy összefoglaló anyagot küldünk. Sajtóközleményeket is kibocsáthatunk. Ezt követően sajtófigyelés, azaz feljegyezni, hogy  milyen cikkek jelentek meg az ott elhangzottakról, illetve magáról a vállalatról.

Vállalati / intézményi kommunikációs ismeretek 8. tétel