Tervezés a PR tevékenységben: a kommunikáció-szolgáltatás megvalósításának szakmai, módszertani és üzleti alapját jelenti. Fajtái stratégiai-, taktikai-, akcióterv. Ezeknek egységesnek és hierarchikus felépítésűnek kell lenniük.
PR stratégiai terv: azokat a hosszútávon érvényes célkitűzéseket tartalmazza, amelyek iránymutatást nyújtanak a gyakorlati kommunikációs munkafolyamatok számára. Ebben a folyamatban történik meg a szervezet kommunikációs szerepének meghatározása. A jelenben tervezik meg a jövőre vonatkozó lépéseket úgy, hogy a tartalom állandó, de a kisebb változásokhoz rugalmasan alkalmazkodik.
PR taktikai terv: a stratégia szellemi és szakmai keretét jelenti. Tartalmazza azokat a konkrét tevékenységeket és elvégzendő feladatokat, valamint erőforrásokat és felelősöket, amelyek segítik a stratégiai terv megvalósulását.
PR akcióterv/kampányterv: olyan tervszerű erőfeszítések, amelyek a szervezet egy hosszú távú célkitűzését szolgáló speciális cél elérésére irányulnak (pl. a konkrét napi feladatok meghatározása).
A kampányterv tartalmazhatja a feladat, probléma meghatározását, az érdekgazdák vizsgálatát, a cél, célcsoport, üzenet, eszköz megfogalmazását, ütemterv, felelősség, költségvetés meghatározását, valamint az ellenőrzést és az értékelést. A kampányt mindig úgy kell megtervezni, hogy az ki tudjon törni a környezetből.
A PR tevékenység munkafolyamata: legelfogadottabb a RACE-modell:
- Research (kutatás): egyrészt megvizsgáljuk a szervezeten belül a dolgozók véleményét, értékelését, azaz önimage-ünket, majd a szervezet külső érintettjeit is megkérdezzük, hogy megtudjuk milyen a kialakult külső image. A probléma feltárását konkrét kérdésekkel segíthetjük.
- Action (akció, tervezés): a feltárt problémákra megoldáskeresés. Minden egyes problémát külön elemzünk, megnézzük milyen eszközökkel, tevékenységgel lehet segíteni. A terveket, programokat oly módon határozzuk meg, hogy az a legtöbb érdeket figyelembe vegye.
- Communication (kommunikáció, megvalósítás): azon intézkedések és kommunikációs aktivitások megvalósítása, amelyek a terv elérésére irányulnak pl. döntünk a kommunikáció formájáról (közvetett v. közvetlen; PR film v. hírlevél)
- Evaluation (értékelés): értékeljük, hogy mennyiben valósítottuk meg a célkitűzéseket, a célcsoportok közül kiknél értünk el változást, megoldódott-e a probléma vagy csak részben, milyen üzenetekkel kell a munkát folytatni (hiszen ez egy újabb PR tevékenység első lépése is lehet).
